EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016) 12-14 artiklat.
1 Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö
Tasa-arvovaltuutettu
Käyntiosoite: Ratapihantie 9 00520 Helsinki
Postiosoite PL 22 00023 Valtioneuvosto
Puh. 0295 666 830 (vaihde)
tasa-arvo(at)oikeus.fi
Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa:
Viestintäasiantuntija Päivi Ojanperä (paivi.ojanpera(at)oikeus.fi)
2 Tietosuojavastaava
Heljä Saarve
tietohallintosihteeri
puh. 0295 666 840
helja.saarve(at)oikeus.fi
3 Käsittelytoimien kokonaisuus
Tasa-arvovaltuutetun järjestämiin tilaisuuksiin ja tapahtumiin ilmoittautumiseen ja osallistumiseen liittyvä henkilötietojen käsittely. Henkilötietoja ei käytetä muihin tarkoituksiin kuin tässä kuvattuun kokonaisuuteen.
4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Käsittelyperusteena on viranomaistoimintaan liittyvät tehtävät (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan e alakohta ja tietosuojalain 4 §:n 2 kohta: yleinen etu).
Henkilötietoja käsitellään tapahtuman järjestämiseksi, toteuttamiseksi ja siihen liittyvän viestinnän hoitamiseksi. Henkilötietoja käytetään esimerkiksi ilmoittautumisten hallintaan, osallistujien tunnistamiseen, tapahtumakäytännön järjestelyihin (kuten tilajärjestelyt ja mahdolliset tarjoilut), sekä tapahtumaa koskevaan tiedottamiseen ennen ja jälkeen tilaisuuden.
5 Rekisteröityjen ryhmä ja käsiteltävät henkilötietoryhmät
Rekisteröityjen ryhmä on tasa-arvovaltuutetun tapahtumiin osallistuvat.
Henkilötiedot voidaan jaotella seuraaviin henkilötietoryhmiin:
- Etunimi ja sukunimi
- Titteli
- Organisaatio
- Sähköpostiosoite
Tarvittaessa voimme käsitellä myös erityisruokavalioita tai saavutettavuustarpeita koskevia tietoja tapahtuman toteuttamiseksi
6 Henkilötietojen luovuttaminen
Henkilötietoja luovutetaan ja henkilötietojen käsittelyä ulkoistetaan ainoastaan voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti ja sen sallimissa rajoissa. Henkilötietoja käsittelevät vain ne tahot ja henkilöt, joilla on tehtäviensä puolesta siihen oikeus. Palveluntarjoajat voivat myös käsitellä tietoja (esim. ilmoittautumisjärjestelmät tai tapahtumajärjestelyihin osallistuvat tahot) siinä laajuudessa kuin se on tarpeen tapahtuman toteuttamiseksi.
Tasa-arvovaltuutetun toimisto käyttää henkilötietojen käsittelyssä palveluntarjoajia, jotka toimivat henkilötietojen käsittelijöinä rekisterinpitäjän lukuun. Henkilötietoja käsittelee Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Valtori, joka tuottaa IT-palveluja (mm. Microsoft Outlook -sähköposti ja M365-ympäristö). Käsittely perustuu rekisterinpitäjän ja käsittelijän väliseen sopimukseen.
Henkilötietojen käsittelyä on ulkoistettu Webropol Oy:lle. Webropol-palvelua voidaan käyttää yhteystietojen keräämiseen.
Henkilötietoja voidaan luovuttaa toimivaltaisille viranomaisille tai muille tahoille lainsäädännön nojalla tehtyjen tietopyyntöjen perusteella, erityisesti viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) mukaisesti.
Henkilötietoja ei luovuteta suoramarkkinointitarkoituksiin.
7 Henkilötietojen siirtäminen kolmansiin maihin
Rekisterin tietoja ei luovuteta eikä siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
8 Henkilötietojen säilytysajat
Tilaisuuksiin ilmoittautuneiden henkilötietoja käsitellään Excel-muodossa ja säilytetään suojatulla verkkolevyllä. Henkilötiedot poistetaan kyseisen tilaisuuden jälkeen.
Viestinnässä käytettäviin tietojärjestelmiin voi jäädä henkilötietoja. Henkilötiedot poistetaan M365-ympäristöstä tapahtuman päättymisen jälkeen. Webropol-lomakkeilla kerätyt tiedot poistetaan Webropol-palvelusta kuuden viikon kuluttua kyselyn päättymisestä.
9 Rekisteröityjen oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus saada läpinäkyvää ja ymmärrettävää tietoa henkilötietojensa käsittelystä. Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja. Mikäli henkilötietoja käsitellään, rekisteröidyllä on oikeus saada pääsy tietoihin sekä tiedot henkilötietojen käsittelystä. Rekisteröity voi käyttää tarkastusoikeuttaan tekemällä tarkastuspyynnön rekisterinpitäjälle.
10 Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häneen liittyvässä henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (679/2016).
Valvontaviranomaisen yhteystiedot:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Vaihde: 029 566 6700
tietosuoja(at)om.fi