Tiedonhallintayksikön on julkisen hallinnon tiedonhallinnasta annetun lain (Tiedonhallintalaki 906/2019) 28 §:n mukaan ylläpidettävä julkisuusperiaatteen toteuttamista varten kuvausta sen hallinnoimista tietovarannoista ja asiarekisteristä.
Asiakirjajulkisuuskuvauksen tarkoituksena on auttaa tietopyyntöjen tekijöitä yksilöimään tietopyyntönsä viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (Julkisuuslaki 621/1999) 13 §:n 1 momentissa edellytetyllä tavalla sekä antaa yleiskuva organisaation tiedonhallinnasta ja asiarekisteristä.
Tasa-arvovaltuutetun asiarekisteri
Tasa-arvovaltuutettu ylläpitää asiarekisteriä asioiden käsittelystä, niihin liittyvistä toimenpiteistä ja asiakirjoista sekä niiden käsittelyvaiheesta. Asiarekisteriin kuuluvia tietoja käsitellään asianhallintajärjestelmässä, operatiivisissa valtionhallinnon tietojärjestelmissä ja paperiaineistona.
Asiarekisteri muodostuu kolmesta tietovarannosta, jotka ovat tasa-arvolain valvontaa koskeva tietovaranto, tasa-arvon edistämisen tietovaranto ja hallinnollinen tietovaranto. Tietovarantoihin kuuluva aineisto on asiatasolla pääosin julkista. Asioihin liittyvät asiakirjat saattavat sisältää salassa pidettäviä tietoja. Tietovarantoihin kuuluvia tietoja ja asiakirjoja säilytetään valvotuissa ja pääsynhallinnalla varustetuissa verkkoympäristöissä sekä toimitiloissa. Tasa-arvovaltuutetun tietoaineistot eivät ole saatavilla teknisen rajapinnan avulla.
Tasa-arvolain valvonta -tietovaranto
Tietovarannon käyttötarkoitus on syrjinnän kiellon noudattamisen ja tasa-arvoa edistävien toimenpiteiden valvontaa koskevien asioiden käsittely ja seuranta. Tietovarannon tietoja käsitellään HILDA-asianhallintajärjestelmässä (Fujitsu CaseM) ja Doktori-asianhallintajärjestelmässä (Triplan Tweb). HILDA-asianhallintajärjestelmä on otettu käyttöön 4.10.2023.
HILDA-asianhallintajärjestelmässä tietoja voi hakea laajemmin verrattuna aiemmin käytössä olleeseen Doktori-asianhallintajärjestelmään. Hakutekijöinä voidaan käyttää muun muassa:
- asian tunnusta (asia-/diaarinumero)
- asian tehtäväluokkaa
- asianosaisten tietoja
- asian otsikkoa tai aihetta
- asian vireilletulo- tai ratkaisupäivää
Syrjintäkiellon valvonta tehtäväluokassa tietoa voidaan etsiä myös
- syrjintäperusteella (esim. raskaus ja synnytys)
- aiheella (esim. palkkasyrjintäasiat)
- syrjintää epäilevän sukupuolitiedolla.
Tasa-arvon edistäminen -tietovaranto
Tietovarannon käyttötarkoitus on tasa-arvolain tarkoituksen toteuttamisen edistäminen sekä vaikuttaminen tasa-arvotilanteen kehittämiseksi ja parantamiseksi yhteiskunnassa. Tietovarantoon kuuluvaa tietoa käsitellään asianhallintajärjestelmässä. Tiedon hakemiseen käytettävät hakutekijät ovat pääosin samat kuin tasa-arvolain valvontaa koskevassa tietovarannossa.
Hallinnollinen tietovaranto
Tietovarannon käyttötarkoitus on hallinnollisten asioiden käsittely, kuten talouden suunnittelu ja seuranta sekä palvelussuhteeseen ottaminen ja palvelusuhteen hallinta. Tietovarannon tietoja käsitellään sekä asianhallintajärjestelmässä että henkilöstöhallinnon tietojärjestelmissä (esim. valtiolle.fi, Kieku). Hakutekijöinä voidaan käyttää muiden tietovarantojen kohdalla mainittuja hakutekijöitä.
Tietopyynnöt tasa-arvovaltuutetulle
Tasa-arvovaltuutetulle voi tehdä tietopyynnön toimittamalla tietopyynnön tasa-arvovaltuutetun kirjaamoon. Tietovarantokohtaisesti esitettyjen hakutekijöiden lisäksi tasa-arvovaltuutetun kirjaamo voi auttaa hakutekijöiden rajaamisessa ja tunnistamisessa tarkemmin.
Kirjaamon yhteystiedot
Sähköposti: [email protected]. Sähköisen viestin voi laittaa myös turvaposti.fi palvelun kautta salattuna viestinä.
Postiosoite:
Tasa-arvovaltuutettu
PL 22, 00023 Valtioneuvosto
Käyntiosoite:
Ratapihantie 9, Helsinki
Kirjaamo: puh. 0295 666 840
Kirjaamossa tietopyyntö rekisteröidään asianhallintajärjestelmään ja toimitetaan käsiteltäväksi asiasta vastaavalle. Julkisessa asiassa vastaus tietopyyntöön pyritään antamaan mahdollisimman nopeasti, kuitenkin viimeistään kahden viikon kuluessa. Mikäli tietopyyntö koskee julkista asiaa, eikä tiedon luovuttamiselle ole muita esteitä, ei tiedon pyytäjän tarvitse ilmoittaa tiedon käyttötarkoitusta tai perustella pyyntöään.
Jos tietopyyntö kohdistuu salassa pidettävään asiaan tai asiakirjaan, josta tieto voidaan luovuttaa vain tietyin edellytyksin, tietojen käyttötarkoitus tulee ilmoittaa. Tasa-arvovaltuutettu voi tarvita käyttötarkoitusta koskevan tiedon lisäksi muita tietoja kyetäkseen varmistamaan tiedon luovuttamisen lainmukaisuuden. Esimerkiksi henkilötietoja sisältävien asiakirjojen luovuttaminen saattaa edellyttää, että tietopyynnön esittäjä antaa selvityksen henkilötietojen suojaamisesta (Julkisuuslain 13 §:n 2 momentti). Myös tietojen antamistavalla voi olla vaikutusta tarvittaviin lisätietoihin (Julkisuuslaki 16 §).
Tietopyyntöön vastaamisesta saatetaan periä maksu. Mikäli tiedon hakemisesta tai asiakirjan toimittamisesta tullaan perimään maksu, tietopyynnön tekijään ollaan yhteydessä ja ilmoitetaan tilauksen maksullisuudesta ja maksun määrästä ennen tilauksen toimittamista.
